EJY  »  EJYssä tapahtuu  »  Ajankohtaista  »  Espoon kaupunki ja EJY ry pilotoivat uusia toimintamalleja tilojen kuntalais- ja yhteiskäyttöön. Osallistu tarjouskilpailuun!

Espoon kaupunki ja EJY ry pilotoivat uusia toimintamalleja tilojen kuntalais- ja yhteiskäyttöön. Osallistu tarjouskilpailuun!

EJY on yhteistyökumppanina Espoon kaupunki palveluna innovatiivisen hankinnan keinoin (InnoCaaS) -projektissa. Projektin tavoitteena on luoda uusia toimintamalleja, jossa olemassa olevia kaupungin ja kaupunkiyhteisöjen tiloja tarjotaan kuntalais- ja yhteiskäyttöön uuden digialustan kautta.

Alla olevasta tiedotteesta voit lukea kevään 2020 tilojen yhteiskäytön kokeiluvaiheesta, EJYn roolista kokeilussa sekä avoimesta tarjouspyynnöstä uuden Tilat palveluna -digialustan/tilavarausjärjestelmän luomiseen.

TILAT PALVELUNA NOPEAT KOKEILUT

 

Kuvaus:

Kuntalaisten tarpeet ja toiveet palveluiden suhteen muuttuvat aiempaa moninaisemmiksi. Espoon kaupungin strategian, Espoo-tarinan, yhtenä strategisena tavoitteena on vastata kaupungin kasvaviin ja monimuotoistuviin palvelutarpeisiin asukas- ja asiakaslähtöisesti, kustannustehokkaasti ja laadukkaasti City as a Service – Kaupunki palveluna -mallin avulla. Se on uusi tapa järjestää palveluita, esimerkiksi hyödyntämällä verkostomaisesti olemassa olevia tila- ja muita resursseja, digitalisaation mahdollistamana.

Nyt hankittavat kokeilut ovat osa Kaupunki palveluna innovatiivisen hankinnan keinoin (InnoCaaS) -projektia. Projektissa mietitään uusia tapoja hyödyntää kaupunkiyhteisön tiloja palvelutuotannossa ja kuntalaiskäytössä. Projektin lopputuotoksena syntyy modulaarinen Tilat palveluna -alusta, jonka on tarkoitus tukea ja mahdollistaa uusien toimintamallien iteratiivista kehittämistä ja omaksumista.

Projektissa on syksyllä 2020 käynnistetty Tilat palveluna -palvelumuotoilu, jossa muotoiltiin uusia toimintamalleja kaupungin ja kaupunkiyhteisön tilojen yhteiskäytön sujuvoittamiseksi. Palvelumuotoilussa syntyneen tiedon pohjalta kokeillaan nyt Tilat palveluna -toimintamallia ensimmäistä kertaa käytännössä. Keskeisimpänä tavoitteena on erilaiseen kuntalais- ja harrastetoimintaan soveltuvien tilojen tuominen samalle varausalustalle, jolloin tilanvaraajan ei tarvitse tietää kuka tilat omistaa tai kuka niitä operoi. Tilojen on tarkoitus olla varattavissa erityisesti iltaisin, kun tilojen muut käyttäjät kuten kaupungin työntekijät tai opiskelijat eivät tarvitse tiloja omaan käyttöönsä. Palvelumuotoilussa havaittiin, että tällaisen tilojen joustavamman yhteiskäytön mahdollistamiseksi tarvitaan uusia digitaalisia ratkaisuja sekä uusia rooleja. Erityisesti näitä digitaalisia ratkaisuja etsitään nyt kokeiltaviksi yrityksiltä. Kokeilut toteutetaan Nopeiden kokeilujen menetelmällä.

 

Nopeiden kokeilujen haaste:

Miten edistämme kaupungin ja kaupunkiyhteisön tilojen yhteiskäyttöä?

InnoCaaS -projekti hankkii Nopeiden kokeilujen menetelmällä arvoltaan pieniä ja ketteriä kokeiluja, jotka tuovat innovatiivisia digitaalisia ja toiminnallisia ratkaisuja tilojen joustavan yhteiskäytön mahdollistamiseksi eri tilakohteissa. Tilojen on tarkoitus olla varattavissa erityisesti yhdistysten ja yksityisten kuntalaisten käyttöön. Käytön on tarkoitus tapahtua pääasiassa tilassa tapahtuvan normaalin toiminnan, kuten lukio-opetuksen ulkopuolella.

Haasteen puitteissa hankitaan 2-5 kokeilua, jotka on voitava toteuttaa 2–4kk aikana. Sekä ennen kokeilujen käynnistymistä että kokeilujen aikana ratkaisuja kehitetään yhdessä muiden yritysten, tilankäytön asiantuntijoiden, EJY ry:n sekä tilojen käyttäjien, asukkaiden ja asiakkaiden kanssa. Kokeilujen on tarkoitus käynnistyä aikaisintaan huhtikuussa 2020 ja loppua viimeistään elokuussa 2020. Kokeilut ovat tarvittaessa tauolla heinäkuun 2020.

Kokeilut antavat tärkeää lisätietoa Tilat palveluna -alustan toiminnallisuuksien määrittelyyn sekä uuden toimintamallin testaukseen. Samalla yritykset saavat mahdollisuuden kehittää tuotteitaan myös tulevaa alustaratkaisua silmällä pitäen. Kokeiluilla halutaan lisäksi auttaa yrityksiä saamaan aitoja käyttökokemuksia, luomaan uutta liiketoimintaa sekä keräämään käyttäjäpalautetta palvelun toimivuudesta ja kehitystarpeista.

Tarjouskierroksella valitaan 2-5 kokeilua, jotka vastaavat tässä tarjouspyynnössä esitettyihin kehittämistarpeisiin. Tarjous voi koskea kumpaakin tai vain toista kehittämistarvetta. Yhden kokeilun hinta on korkeintaan 20 000€ (alv 0%) per yritys. Kokeiluhankintojen kokonaisarvo on enintään 50 000 € (alv 0 %). Kokeilu voi olla myös vastikkeeton.

 

Katso tarjouspyynnöstä ja kehittämistarpeista  lisää tekstin lopussa olevista linkeistä.

Kehittämistarve 1

Mitkä innovatiiviset digitaaliset tai toiminnalliset ratkaisut tukevat tilojen joustavaa yhteiskäyttöä?

Haluamme kehittää tilojen yhteiskäytön asiakaspolkua. Tasavertaisuus ja asiakaslähtöisyys tilojen käytössä ei tällä hetkellä toteudu toivotulla tasolla. Eri tilojen tilatiedot ja varaustoiminnot ovat hajallaan eri palveluissa, joten tiloista kiinnostuneen voi olla vaikea löytää eri vaihtoehtoja. Kulunvalvonta- ja lukkoratkaisut vaihtelevat eri tilakohteissa, eikä niiden käyttö ole aina sujuvaa. Kuntalaiskäytöstä ei ole saatavissa riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi, esimerkiksi kustannuksista ei ole tarkkaa tietoa. Tilojen käytettävyydestä ja kysynnästä haluttaisiin kerätä asiakaspalautetta.

Kehittämistarve 2

Miten tuemme ulkopuolisen operaattorin roolia tilojen operoijana?

Tilojen kuntalaiskäytölle on tilakohteissa harvoin nimettynä omaa vastuutahoa. Tilojen kuntalaiskäyttöön liittyvä opastus ja asiakaspalvelu vie esimerkiksi kouluissa ja asukaspuistoissa huomattavan osan pedagogisen henkilökunnan työajasta. Yrityksilläkään harvoin on resurssia tukea tilojensa satunnaista yhteiskäyttöä.

Kokeilussa on tarkoitus kokeilla ensimmäistä kertaa järjestöä (EJY ry) eri tilakohteiden operaattorina. Operoinnilla tarkoitetaan tässä yhteydessä esimerkiksi tiloihin liittyviin kysymyksiin vastaamista asiakkaille. Operoijana toimimisen haasteet liittyvät eri tilojen erilaisten erityspiirteiden tuntemukseen, tilojen hajanaiseen sijaintiin, asiakkaiden tarpeiden tunnistamiseen sekä erikieliseen viestintään tiloihin liittyen. Millaisilla ratkaisuilla operaattorin toimintaa voidaan tukea ja sujuvoittaa?

Nopeiden kokeilujen aikataulu ja prosessi

Nopeiden kokeilujen prosessi alkaa hankintailmoituksella ja se päättyy kokeilujen loppuarviointiin.

Katso aikataulusta ja prosessista lisää tekstin lopussa olevista linkeistä.

Järjestämme kaksi infotilaisuutta tulevissa kokeilukohteissa. Tarjouksen jättäminen ei edellytä infotilaisuuteen osallistumista, mutta osallistuminen jompaankumpaan tilaisuuteen on kokeilun onnistumisen kannalta erittäin suotavaa. Suosittelemme myös perehtymään huolella annettuun taustamateriaaliin.

20.2.2020 klo 15.00 Infotilaisuus: Tietokylä, Tekniikantie 15

Tilaisuudessa kerrotaan Nopeiden kokeilujen menetelmästä ja esitellään Tilat palveluna -palvelumuotoilun tuloksia. Espoon kaupungin ammattilaiset ja EJYn edustajat esittelevät kokeiluhaastetta ja osallistujille järjestetään ohjattu tutustumiskierros kiinteistön tiloissa.

21.2.2020 klo 9.00 Infotilaisuus: EJYn Kansalaistoiminnankeskus, Kauppamiehentie 6

Tilaisuudessa kerrotaan Nopeiden kokeilujen menetelmästä ja esitellään Tilat palveluna -palvelumuotoilun tuloksia. Espoon asiantuntijat ja EJYn edustajat esittelevät kokeiluhaastetta ja osallistujille järjestetään ohjattu tutustumiskierros EJYn tiloissa.

Viikko 12 Yhteiskehittämisen työpaja

Valitut yritykset osallistuvat yhteiskehittämisen työpajaan, joka järjestetään Tietokylässä viikolla 12. Työpaja kestää kolme tuntia ja osallistuminen on pakollinen kaikille valituille. Työpajan tarkoituksena on löytää mahdolliset yhteneväisyydet ratkaisujen välillä ja muodostaa kokeilukumppanien välille yhteistyötä. Samalla asiantuntijoiden kanssa varmistetaan, että esitetyt ideat ovat aikataulullisesti, turvallisesti ja järjestelmäteknisesti kokeiltavissa valituissa kohteissa. Työpajan tarkka ajankohta ilmoitetaan infotilaisuuksissa sekä valintapäätöksen yhteydessä.

 

Kenelle

Kokeiluaan voivat tarjota pienet tai suuret yritykset, start-upit, yhdistykset tai esim. tutkimusryhmät ja erilaiset koalitiot. Tarjous voidaan hyväksyä vain rekisteröidyiltä toimijoilta (yritys- tai yhdistysrekisteri). Kokeilut voivat saada rahoitusta muista lähteistä.

Arviointi ja valinta

Kokeilut valitaan tarjousten perusteella. Tarjousten vertailun ja tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin tekee asiantuntijaraati, joka koostuu InnoCaaS-projektiryhmän jäsenistä ja Espoon kaupungin muista asiantuntijoista.

 

Valintaperusteet

Katso tarjouspyynnöstä ja valintaperusteista lisää Espoon tarjouspalvelusta.

Linkki Espoon tarjouspalveluun:

https://tarjouspalvelu.fi/TPPerustiedot.aspx?p=49&tpID=284780&g=91cbbfe2-4b9f-4be5-be19-3492a77d86d0

Linkki kansalliseen ilmoituskanavaan: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/30792/notice/38614/overview